Benchmarking là gì? Phân loại và các bước thực hiện Benchmarking

Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của công tác quản lý chất lượng đã thúc đẩy các tổ chức, đơn vị dành nhiều sự quan tâm hơn vào việc so sánh và cải tiến quy trình, công cụ và kỹ thuật quản lý chất lượng mà họ đang sử dụng. Có nhiều phương pháp để nâng cao chất lượng công trình nhưng phương pháp Benchmarking được xem là công cụ cải tiến công tác quản lý hiệu quả nhất. Vậy Benchmarking là gì và cách thực hiện như thế nào? Chúng ta cùng tìm lời giải đáp qua bài viết dưới đây của Luận Văn 2S nhé.

Benchmarking là gì?

Khái niệm Benchmarking là gì?

Benchmarking không phải là một quá trình khó hiểu, bất kỳ cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng có thể hiểu cũng như thực hiện được Benchmarking. Điểm mấu chốt của phương pháp này là quan niệm học hỏi và chia sẻ. Bằng cách so sánh những thói quen thực hiện công việc của cá nhân bản thân, tổ chức mình với cá nhân, tổ chức khác, cá nhân tổ chức sẽ có thể thu thập được những thông tin hữu ích để có thể thay đổi, sửa chữa lại cho phù hợp khi áp dụng với trường hợp của bản thân cá nhân, tổ chức gặp phải. Có nhiều cách định nghĩa về Benchmarking, cụ thể:

Theo thực tiễn, Benchmarking là công cụ tự cải thiện cho tổ chức, cho phép so sánh mình với các tổ chức khác. Nhằm xác định một cách tương đối điểm mạnh và điểm yếu của họ để học hỏi cải thiện. Benchmarking là cách tìm và áp dụng những thực hành một cách tốt nhất.

Theo Price I: Benchmarking là phương pháp đánh giá mở và hợp tác của các dịch vụ và quy trình với mục đích thi đua thực hành tốt nhất sẵn có.

Stevenson định nghĩa: Benchmarking chỉ đơn giản là quá trình đo lường hiệu suất hoạt động tốt nhất của công ty cùng ngành hoặc khác ngành.

Trung tâm năng suất và chất lượng Mỹ: Benchmarking là quá trình liên tục so sánh và đo lường một tổ chức với các tổ chức kinh doanh hàng đầu ở bất kỳ nơi nào trên thế giới nhằm đạt được thông tin cần thiết để cải tiến hiệu suất hoạt động của tổ chức mình.

Nói tóm lại, Benchmarking là quá trình cho phép tổ chức thực hiện những cải thiện sản phẩm, dịch vụ và quy trình… của một doanh nghiệp so với các sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình của một doanh nghiệp khác được coi là tốt nhất trong ngành. Sử dụng Benchmarking giúp doanh nghiệp xác định các cơ hội cải tiến bên trong. Bằng cách nghiên cứu các doanh nghiệp có hiệu suất vượt trội, phân tích điều gì tạo nên hiệu suất vượt trội như vậy và sau đó so sánh các quy trình đó với cách doanh nghiệp của bạn hoạt động, doanh nghiệp có thể thực hiện những thay đổi sẽ mang lại những cải tiến đáng kể.

Benchmarking là gì?

Lịch sử hình thành và phát triển của Benchmarking

Theo G.H.Watson thì Benchmarking được hình thành và phát triển theo 05 giai đoạn. Cụ thể như sau:

Giai đoạn 1950-1975: Kỹ thuật đảo ngược - Reverse Engineering

Giai đoạn 1976-1986: Benchmarking cạnh tranh - Competitive Benchmarking

Giai đoạn 1982-1988: Benchmarking quá trình - Process Benchmarking

Giai đoạn từ 1988: Benchmarking chiến lược - Strategic Benchmarking

Giai đoạn từ 1993: Xuất hiện Benchmarking chuẩn thế giới. Từ giai đoạn này, Benchmarking thực sự bắt đầu với hình thức hiện đại là Benchmarking cạnh tranh, được giới thiệu bởi Rank Xerox (1976)

Ngày nay, tại nhiều tổ chức đã có những phòng Benchmarking do các nhà quản lý chuyên về Benchmarking điều hành, hướng dẫn.

Vấn đề đạo đức khi thực hiện Benchmarking

Khi Benchmarking với các đối thủ cạnh tranh, cần thiết lập các quy tắc nhất định là để cho hai bên cùng cải thiện hoặc đạt được lợi ích.

Đừng đòi hỏi đối thủ cạnh tranh những thông tin nhạy cảm.

Nên sử dụng một bên thứ ba có đạo đức và không thiên vị làm nhiệm vụ như người thanh tra hoặc tư vấn pháp lý cho lời khuyên đối thủ cạnh tranh trực tiếp.

Cần văn minh trong việc sử dụng các thông tin thu được từ đối tác, không tiết lộ thông tin hoặc bí mật thương mại tiềm năng nếu chưa được cho phép.

Xem thêm:

➢ Truyền thông nội bộ là gì? Các nhân tố ảnh hưởng đến truyền thông nội bộ

Lợi ích và mục tiêu của Benchmarking là gì?

Benchmarking là công cụ hữu hiệu giúp cho các đơn vị cải thiện liên tục chất lượng của mình thông qua việc học hỏi các đơn vị khác. Để thực hiện Benchmarking, trước hết cần đánh giá các quá trình hoạt động của đơn vị mình nhằm xác định điểm mạnh và điểm yếu, sau đó nhận dạng học hỏi và phỏng vấn những người đã thực hiện các quá trình này tốt hơn.

Sử dụng Benchmarking giúp tìm kiếm các cơ hội để cải thiện dịch vụ và giảm chi phí nhưng có hiệu quả. Benchmarking là một bộ phận quan trọng mà theo đó, các tổ chức là khách hàng phải so sánh việc quản lý của mình với các dự án và những gì mà các tổ chức khác đạt được.

Để trả lời cho câu hỏi lợi ích và mục tiêu của Benchmarking đem lại cho tổ chức là gì, chúng ta sẽ đi vào chi tiết các nội dung dưới đây:

Phân tích cạnh tranh: Bằng cách xác định các lĩnh vực nhà quản trị doanh nghiệp muốn cải thiện trong doanh nghiệp của mình và đánh giá hiệu suất hiện có của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp có thể cố gắng nâng cao hiệu quả hoạt động của mình lên gấp nhiều lần. Sử dụng Benchmarking theo cách này đã cho phép các doanh nghiệp đạt được lợi thế chiến lược so với các đối thủ cạnh tranh và tăng trưởng trung bình của ngành.

Giám sát hiệu suất: Benchmarking liên quan đến việc xem xét các xu hướng hiện tại trong dữ liệu và dự đoán các xu hướng trong tương lai tùy thuộc vào những gì doanh nghiệp muốn đạt được. Để biết doanh nghiệp đã thành công, việc đo lường Benchmarking cần phải là một quá trình liên tục. Giám sát hiệu suất là một đặc tính cố hữu của Benchmarking.

Cải tiến liên tục: Cũng như theo dõi hiệu suất, cải tiến liên tục là một thuộc tính thiết yếu của Benchmarking. Điều này là do mục đích của Benchmarking là để cải thiện một yếu tố nào đó của doanh nghiệp. Sự cải tiến này không chỉ đơn thuần là thứ cải thiện một lần rồi bị lãng quên, mà là một quá trình cải thiện liên tục theo thời gian.

Lập kế hoạch & Thiết lập mục tiêu: Sau khi thực hiện đo Benchmarking, các mục tiêu và chỉ số hiệu suất sẽ được thiết lập để cải thiện hiệu suất. Những mục tiêu này là những mục tiêu mới, mang tính cạnh tranh hơn đối với một doanh nghiệp nhưng chúng phải có khả năng đạt được. Nếu các mục tiêu không thực tế để đạt được, các bộ phận trong tổ chức trở nên mất động lực và các mục tiêu đã định vẫn chưa hoàn thành.

Hiểu lợi thế của doanh nghiệp: Benchmarking xác định vị trí hiện tại của doanh nghiệp trên thị trường và mục tiêu mà doanh nghiệp muốn hướng đến. Nếu doanh nghiệp đang xem xét việc cải thiện bất kỳ quy trình nào trong tổ chức của mình, Benchmarking là một cách để xem xét cách doanh nghiệp có thể thực hiện để trở nên nổi trội và trở nên thành công hơn thông qua việc vạch ra các bước cần thiết để đạt được mục tiêu của mình.

Tiết kiệm chi phí: Benchmarking là quá trình không tốn kém nhiều chi phí, cái mà chúng ta đạt được sẽ lớn hơn nhiều so với chi phí bỏ ra.

Lợi ích và mục tiêu của Benchmarking là gì?

Bài viết cùng chuyên mục:

→ Kho đề tài luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh mới nhất [Update 2022]

Phân loại Benchmarking

Benchmarking nội bộ (Internal Benchmarking): 

Là loại Benchmarking đầu tiên mà bất cứ ai cũng có thể thực hiện được. Tức là, chúng ta phải hiểu bản thân mình, hiểu quá trình bên trong của mình. Xem xét từ đơn vị của mình và các bộ phận khác để thực hiện Benchmarking. Loại này thực hiện khá nhanh với chi phí thấp nhất, đây là cách tốt nhất để hỗ trợ các quá trình có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của bộ phận mình hoặc các bộ phận khác trong cùng cơ quan hay đơn vị.

Lợi ích: Benchmarking nội bộ có rủi ro thất bại thấp nhất trong việc áp dụng thông tin cho tổ chức và xem xét các quá trình nội bộ đồng thời cố gắng làm việc chăm chỉ, khôn ngoan để cải tiến.

Benchmarking cạnh tranh (External competitive Benchmarking): 

Loại này so sánh cụ thể đối thủ cạnh tranh này với đối thủ cạnh tranh khác. Vấn đề thường phát sinh trong việc phân tích là các tổ chức tham gia Benchmarking có thể cố ý làm sai lệch ý nghĩa của bên Benchmarking bằng cách cung cấp thông tin không đúng sự thật. Loại benchmarking này đòi hỏi sự hợp tác giữa các đối tác với nhau nhưng không phải đối thủ cạnh tranh nào cũng sẵn sàng hợp tác.

Lợi ích: Đây là cơ hội để bạn học hỏi cách làm việc hiệu quả hơn từ bên ngoài. Kết quả thu được cũng tốt hơn khi bạn tự thực hiện Benchmarking và truyền tải thông tin từ quá trình của các đối thủ cạnh tranh đến công ty cũng dễ dàng hơn.

Benchmarking hợp tác (External collaborative Benchmarking): 

Là một loại của Benchmarking cạnh tranh nhưng Benchmarking cần có sự trao đổi thông tin giới hạn từ một liên kết tạm thời giữa các công ty. Đây là một cách tốt để giúp tổ chức của bạn khởi đầu vì Benchmarking hợp tác ít tốt kém hơn Benchmarking cạnh tranh và ít tốt thời gian. Benchmarking sử dụng phương pháp thống kê nhiều hơn là phương pháp định tính.

Benchmarking ngầm (Implicit Benchmarking): 

Là việc tiến hành so sánh các đối thủ cạnh tranh với nhau mà không có đối tác biết bạn đang tiến hành. Loại này sẽ ít tốn kém hơn so với Benchmarking cạnh tranh. Loại quá trình được cải tiến ngầm thường là quá trình bạn có chung với các đối tác, chất lượng và tính tương thích của dữ liệu thu thập phụ thuộc vào phương thức quản lý cụ thể khi hướng các đối tác ngầm cũng như kinh nghiệm của nhóm Benchmarking trong việc thu thập và phân tích dữ liệu. Hình thức Benchmarking này dễ thuyết phục nhà quản lý hơn nếu nó có liên quan đến việc tăng khả năng thâm nhập thị trường hoặc việc quản lý đang ở mức cạnh tranh cao. Tuy nhiên, rủi ro khi thực hiện Benchmarking ngầm cũng cao hơn.

Benchmarking chức năng: Loại này so sánh các quá trình của bạn với những quá trình tương tự nhưng không hoàn toàn giống hệt nhau trong cùng ngành, thường là với các tổ chức hàng đầu trong ngành. Quá trình tốt nhất cho việc Benchmarking chức năng là những quá trình hướng đến tương lai, tìm kiếm những ý tưởng mới thành công trong lĩnh vực tương đương.

Benchmarking theo tiêu chuẩn quốc tế: Thực hiện Benchmarking theo tiêu chuẩn quốc tế bằng việc so sánh các quá trình giống nhau với những tổ chức hàng đầu trên thế giới ngoài ngành và không quan tâm đến ngành nghề. Lợi ích từ loại này là lớn nhất vì bạn có thể tìm thấy những ý tưởng cải tiến quá trình chính một cách độc đáo.

Các loại benchmarking

Các bước thực hiện Benchmarking chi tiết

Bước 1: Lập kế hoạch

Giai đoạn này được đánh giá là quan trọng nhất khi thực hiện Benchmarking. Các công việc cần thực hiện bao gồm: Đưa ra các vấn đề doanh nghiệp muốn cải thiện, thông tin về đối thủ cạnh tranh, mục tiêu cần đạt. Khi các công việc này được hoàn thành thì bạn mới có thể chuyển sang các bước tiếp theo.

Bước 2: Phân tích dữ liệu

Trong giai đoạn phân tích, cần tiến hành thực hiện các công việc quan trọng sau: Thu thập thông tin cần thiết để xác định mức độ cần cải tiến, so sánh quá trình hiện tại với những mô hình tham khảo thích hợp để tìm ra sự khác biệt và những đổi mới, đồng ý với các mục tiêu cải tiến mà những mục tiêu này được kỳ vọng là kết quả sẽ thu được của việc áp dụng phương pháp mới để kinh doanh.

Bước 3: Bắt đầu thực hiện

Trong bước này, bạn cần thực hiện đánh giá lại tình hình hoạt động kinh doanh sau khi đã thực hiện việc thay đổi. Bên cạnh đó, cân tìm ra và sửa chữa các vấn đề có thể khiến cho tổ chức không đạt được mục tiêu của mình, không báo kết quả thay đổi đã thực hiện và cân nhắc lại quá trình thực hiện Benchmarking để cải tiến quá trình.

Bước 4: Giám sát hoạt động

Việc giám sát hoạt động nhằm mục đích đánh giá mức độ thành công của kế hoạch. Theo đó, cần đưa ra các chỉ số và mục tiêu để thành công trong một khung thời hạn nhất định. Việc giám sát sẽ cho chúng ta biết hiệu quả của việc thực hiện thay đổi.

Phương pháp Benchmarking được đánh giá là một trong những công cụ quản lý đã và mang lại hiệu quả tốt trong việc quản lý cải tiến chất lượng. Công cụ này không chỉ được áp dụng trong quản lý mà còn được ứng dụng trong công tác kinh doanh. Hy vọng những thông tin về Benchmarking là gì mà chúng tôi chia sẻ đã mang lại cho các bạn những kiến thức bổ ích.