Chứng từ kế toán là gì? Cơ sở lý luận về chứng từ kế toán

Việc hạch toán kế toán là một phần không thể thiếu trong hoạt động của một tổ chức hay doanh nghiệp. Để việc hạch toán kế toán được chính xác cần dựa theo các chứng từ kế toán. Để hiểu rõ về khái niệm, nội dung và vai trò của chứng từ kế toán là gì, chúng ta hãy cùng đọc bài viết dưới đây nhé.

Chứng từ kế toán là gì?

Lịch sử hình thành chứng từ kế toán

Có thể nói, chứng từ kế toán ra đời là kết quả của quá trình phát triển của kế toán. Theo Nguyễn Việt & Võ Văn Nhị (2006), I.F. Ser, Thụy Sĩ, S.M.Baras và Pali là những nhà nghiên cứu đầu tiên nhận thức được sự khác nhau giữa chứng từ và sổ sách kế toán. Theo đó, ông nhận thấy chứng từ là cơ sở của kế toán và việc ghi sổ sách bao gồm việc xử lý chứng từ theo thời gian và theo hệ thống. Chứng từ là tài liệu để ghi chép sổ sách kế toán, là bằng cứ chứng minh trong kế toán. Chính sự phức tạp trong các mối quan hệ kinh tế, sự mở rộng của doanh nghiệp, sự phát triển của các hình thức và kỹ thuật đo lường, tính toán và ghi chép đã phân chia thành chứng từ và sổ sách kế toán.

Trên thực tế, mọi số liệu ghi chép vào các loại sổ sách kế toán cần có cơ sở đảm bảo tính pháp lý, sự xác minh hợp pháp thông qua các hình thức được nhà nước quy định cụ thể hoặc có tính chất bắt buộc hay tính chất hướng dẫn.

Khái niệm về chứng từ kế toán là gì?

Có nhiều góc độ và phương diện khác nhau khi đề cập đến khái niệm chứng từ kế toán, cụ thể:

Về phương diện pháp lý, chứng từ là dấu hiệu vật chất bất kì chứng minh các quan hệ pháp lý và các sự kiện. Nó là bản văn tự chứng minh sự tồn tại của một sự kiện nào đó mà hậu quả pháp lý cũng gắn liền với nó. Chứng từ kế toán là những bằng chứng bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã xảy ra và thực sự đã hoàn thành. Chứng từ là căn cứ pháp lý để các bên liên quan kiểm tra việc chấp hành mệnh lệnh sản xuất, chính sách và chế độ quản lý kinh tế, tài chính cũng như thực hiện kiểm tra kế toán.

Trên phương diện thông tin, chứng từ chứa đựng thông tin dưới dạng cố định và có mục đích chuyên môn để mô tả nó trong thời gian và không gian, là công cụ vật chất được sử dụng trong quá trình giao tiếp mà con người nhờ các phương tiện và hình thức khác nhau để thể hiện và mã hóa thông tin cố định theo một hình thức. Chứng từ là biểu hiện của phương pháp chứng từ để chứng minh và thông tin về sự hình thành của các nghiệp vụ kinh tế, căn cứ để ghi sổ cung cấp thông tin cho lãnh đạo nghiệp vụ làm cơ sở phân loại và tổng hợp kế toán.

Theo Luật kế toán, điều 4 khoản 7: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin nhằm phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Như vậy, chứng từ kế toán có thể hiểu là những giấy tờ được in sẵn theo mẫu quy định dùng để ghi chép những nội dung vốn có của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của một đơn vị, gây ra sự biến động với các loại tài sản, nguồn vốn,…

Khái niệm chứng từ kế toán là gì?

Ví dụ về chứng từ kế toán

Một số ví dụ về chứng từ kế toán phổ biến bao gồm: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, thẻ quầy hàng, biên bản bàn giao tài sản cố định, hóa đơn GTGT…

Xem thêm:

➣ Hệ thống thông tin kế toán là gì? Lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán

➣ Mẫu luận văn thạc sĩ Kế toán miễn phí mới nhất 2021 - 2022

Nội dung của chứng từ kế toán là gì?

Đối với chứng từ thông thường: 

Trong mỗi đơn vị kế toán sẽ phát sinh nhiều nghiệp vụ kinh tế, để chứng minh cho sự hoàn thành của các nghiệp vụ này và có căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán phải có nhiều loại chứng từ. Trên thực tế, mặc dù chứng từ gốc trong cùng một đơn vị rất đa dạng với kết cấu và công dụng khác nhau nhưng để đảm bảo là một bằng chứng pháp lý về sự hoàn thành các nghiệp vụ kinh tế và là căn cứ ghi sổ kế toán thì chứng từ cần có 7 nội dung chủ yếu cần có dưới đây theo điều 17 Luật kế toán:

• Tên gọi và số hiệu chứng từ kế toán
• Thời gian lập chứng từ
• Tên, địa chỉ của cá nhân hoặc đơn vị lập chứng từ kế toán.
• Tên, địa chỉ của cá nhân hoặc đơn vị nhận chứng từ kế toán.
• Nội dung của nghiệp vụ kinh tế hoặc tài chính phát sinh.
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế ghi bằng số, tổng số tiền dùng để thu và chi ghi bằng số và bằng chữ.
• Chữ ký (ghi rõ họ, tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan)

Ngoài các nội dung quan trọng trên, tùy vào từng loại chứng từ sẽ có thêm những nội dung khác nữa.

Đối với chứng từ điện tử:

Chứng từ điện tử là những chứng từ dùng trong kế toán được lưu trữ trong các vật mang tin, chẳng hạn như các loại thẻ thanh toán, bằng từ, đĩa từ…

Một chứng từ được gọi là chứng từ kế toán khi và chỉ khi các chứng từ ấy có đầy đủ các nội dung quy định của chứng từ kế toán nêu trên và thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa và không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hay trên vật mang tin.

Nội dung của chứng từ kế toán là gì?

Ý nghĩa, tính chất pháp lý của chứng từ kế toán 

Ý nghĩa của chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán có ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán và kiểm soát nội bộ vì nó chứng minh tính pháp lý của nghiệp vụ và của số liệu ghi chép trên sổ kế toán. Trong công tác kế toán của doanh nghiệp, lập chứng từ kế toán là khâu đầu tiên và có ý nghĩa quan trọng đối với toàn bộ quy trình kế toán. Chứng từ kế toán là phương tiện để kế toán có thể ghi nhận toàn bộ thông tin các nghiệp vụ tài chính, kinh tế đã phát sinh cũng như đã hoàn thành theo thời gian nhằm phản ánh được thực tế khách quan của các nghiệp vụ tài chính, kinh tế đó. Ý nghĩa của chứng từ kế toán được thể hiện ở những mặt sau:

• Thứ nhất, lập chứng từ kế toán giúp thực hiện kế toán ban đầu vì nó là khởi điểm của việc tổ chức kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Nếu thiếu chứng từ sẽ không thực hiện được kế toán ban đầu cũng như toàn bộ công tác kế toán.
• Thứ hai, lập chứng từ kế toán để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và hoàn thành nhằm đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của nghiệp vụ.
• Thứ ba, lập chứng từ kế toán là căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ phát sinh.
• Thứ tư, lập chứng từ kế toán nhằm ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về nghiệp vụ phát sinh.
• Thứ năm, kiểm tra chứng từ kế toán là phương pháp chủ yếu áp dụng trong công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán các hoạt động tài chính, kinh tế của doanh nghiệp. Mục đích của việc này là là phát hiện kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật và các hành vi phi kinh tế như lãng phí, tham ô…

Tính chất pháp lý của chứng từ kế toán là gì?

• Thứ nhất, chứng từ kế toán chính là căn cứ pháp lý nhằm chứng minh cho số liệu kế toán được thể hiện trên các tài liệu kế toán.
• Thứ hai, chứng từ kế toán là căn cứ để kiểm tra việc thi hành mệnh lệnh sản xuất kinh doanh và tính hợp pháp của nghiệp vụ và phát hiện các vi phạm hay hành vi gây lãng phí tài sản của đơn vị.
• Thứ ba, thông qua chứng từ kế toán, cơ quan tư pháp sẽ giải quyết các vụ tranh chấp, khiếu nại,…
• Thứ tư, chứng từ kế toán là cơ sở để kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế của đơn vị với Nhà nước.
• Thứ năm, chứng từ kế toán cũng là căn cứ xác định trách nhiệm về nghiệp vụ phát sinh của đơn vị hoặc cá nhân.

Ý nghĩa, tính chất pháp lý của chứng từ kế toán là gì?

Phân loại chứng từ kế toán trong doanh nghiệp

Chứng từ kế toán được phân loại dựa trên nhiều cách tiếp cận khác nhau. Các cách phân loại chứng từ phổ biến nhất bao gồm: Phân loại theo vật mang thông tin, phân loại theo công dụng, theo tính chất pháp lý, theo nội dung kinh tế, theo công dụng của chứng từ… Cụ thể:

Theo vật mang thông tin, chứng từ kế toán bao gồm: chứng từ bằng giấy và chứng từ điện tử.

Theo công dụng, chứng từ gồm chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ. Trong đó:

• Chứng từ gốc là chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, có giá trị pháp lý quan trọng nhất. Chứng từ gốc chia thành hai loại nhỏ là chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành. Chứng từ gốc thường do đơn vị tự lập và thu nhận từ bên ngoài.
• Chứng từ ghi sổ là chứng từ dùng để tập hợp số liệu của các chứng từ gốc cùng loại, cùng nội dung nghiệp vụ để kế toán ghi chép số liệu vào sổ kế toán. Chứng từ ghi sổ không có giá trị pháp lý mà chỉ có giá trị khi có các chứng từ gốc liên quan đi kèm.

Theo tính chất pháp lý, chứng từ có hai loại: Chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn:

• Chứng từ bắt buộc là chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc do yêu cầu quản lý mang tính chất phổ biến rộng rãi. Nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách, biểu mẫu và chi tiêu phản ánh trong chứng từ, mục đích và phương pháp lập đối với loại chứng từ này.
• Chứng từ hướng dẫn là chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ đơn vị, nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng.

Theo nội dung kinh tế, chứng từ gồm 5 loại: Chứng từ về lao động tiền lương, chứng từ về hàng tồn kho, chứng từ về tiền tệ, chứng từ về bán hàng, chứng từ về tài sản.

Theo công dụng của chứng từ, phân thành chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp hành, chứng từ làm thủ tục ghi sổ kế toán và chứng từ liên hợp. Cụ thể:

• Chứng từ mệnh lệnh: Loại chứng từ này được sử dụng để truyền đạt những chỉ thị, mệnh lệnh của người lãnh đạo / người có thẩm quyền trong doanh nghiệp đến cấp dưới để thi hành, ví dụ như lệnh xuất kho hàng hóa, vật tư; lệnh chi tiền
• Chứng từ chấp hành: Chứng từ chấp hành là loại chứng từ được dùng làm cơ sở để ghi sổ kế toán. Loại chứng từ này chứng minh cho một nghiệp vụ kinh tế nào đó đã được hoàn thanh như: Phiếu nhập xuất kho hàng hóa, vật tư; Phiếu thu - chi tiền mặt…
• Chứng từ làm thủ tục ghi sổ kế toán: Bao gồm những chứng từ dùng để tổng hợp, phân loại số liệu của các nghiệp vụ tài chính, kinh tế phát sinh nhằm mục đích giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ kế toán, tạo thuận lợi cho công tác ghi sổ, đối chiếu tài liệu
• Chứng từ liên hợp: Là chứng từ mang đặc điểm của hai hoặc ba loại chứng từ đã nêu. 

Phân loại chứng từ kế toán trong doanh nghiệp

Những lưu ý khi lập chứng từ kế toán

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán gồm 4 bước: Lập hoặc thu nhận chứng từ, kiểm tra chứng từ, sử dụng ghi sổ kế toán và bảo quản, lưu trữ, hủy chứng từ. Trong mỗi bước sẽ có những lưu ý sau:

Trong bước lập và tiếp nhận chứng từ

Thứ nhất, mọi nghiệp vụ về kinh tế và tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Nội dung chứng từ phải đầy đủ các chỉ tiêu, rõ ràng và trung thực,…

Thứ hai, chứng từ kế toán cần lập đầy đủ số liên quan theo quy định cho mỗi loại chứng từ.

Thứ ba, nếu lập chứng từ kế toán bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán.

Thứ tư, mọi chứng từ kế toán cần có đủ chữ kỹ theo chức danh quy định trên chứng từ. Tất cả chữ ký phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không dùng bút mực đỏ hoặc bút chì,…

Trong bước kiểm tra chứng từ:

Thứ nhất, các chứng từ do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp để kiểm tra và xác minh tính pháp lý rồi mới dùng để ghi sổ kế toán.

Thứ hai, cần kiểm tra các nội dung sau: Tính rõ ràng, trung thực, đẩy đủ của các chỉ tiêu trên chứng từ; tính hợp pháp của nghiệp vụ; tính chính xác của số liệu;..

Thứ ba, nếu phát hiện có hành vi vi phạm cần từ chối thực hiện và báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp để xử lý.

Trong bước sử dụng chứng từ để ghi sổ:

Thứ nhất, nếu chứng từ không đúng thủ tục thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại và yêu cầu điều chỉnh.

Thứ hai, khi kiểm tra, nhân viên kế toán cần tính giá trên chứng từ và ghi chép định khoán để hoàn thiện chứng từ.

Thứ ba, chứng từ đã kiểm tra và hoàn chỉnh mới sử dụng làm căn cứ ghi sổ.

Trong bước bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán:

Thứ nhất, cần bảo quản đầy đủ và an toàn các chứng từ kế toán trong quá trình sử dụng.

Thứ hai, phải lưu trữ bản chính của chứng từ kế toán.

Thứ ba, cần lưu trữ chứng từ kế toán trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

Thứ tư, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán.

Thứ năm, chỉ cơ quan nhà nước mới có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán là một trong số những tài liệu sổ sách quan trọng đối với hoạt động kiểm toán/de-tai-luan-van-thac-si-ke-toan-bid31.html của một doanh nghiệp hay tổ chức. Việc làm chứng từ kế toán cần tuân theo những nguyên tắc nhất định để đảm bảo tính khách quan, trung thực. Hy vọng những nội dung xoay quanh khái niệm chứng từ kế toán là gì đề cập trong bài viết này này của Luận Văn 99 đã mang lại cho các bạn những thông tin tham khảo hữu ích.