Hệ thống thông tin kế toán là gì? Lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán

Khi nói đến việc điều hành một doanh nghiệp, điều đầu tiên xuất hiện trong đầu bạn là gì? Tài chính, phải không? Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, bất kể quy mô của nó, để hoạt động trơn tru, nó đòi hỏi sự tối ưu dòng tiền và luồng báo cáo và thông tin phù hợp. Theo đó, hệ thống thông tin kế toán ra đời đã mang lại những hiệu quả thiết thực cho việc quản lý thông tin cho doanh nghiệp từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường trong và ngoài nước. Để hiểu rõ hơn về hệ thống thông tin kế toán là gì, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.

Hệ thống thông tin kế toán là gì?

Khái niệm kế toán là gì?

Trong cuộc sống hiện nay, có thể nói kế toán là một bộ phận quan trọng, mang tính huyết mạch của tất cả các tổ chức dù là tổ chức nhà nước hay tư nhân hoạt động trong lĩnh vực nông lâm ngư nghiệp hay công nghiệp hiện đại. Có rất nhiều định nghĩa về kế toán được đưa ra bởi các nhà kinh tế, các tổ chức, hiệp hội. Các định nghĩa này có thể hơi khác nhau dựa trên quan điểm và cách tiếp cận của tác giả, tuy nhiên các định nghĩa này đều phản ánh kế toán là một tiến trình liên quan đến việc ghi nhận các nghiệp vụ tài chính để đưa ra các thông tin nhằm hỗ trợ cho Ban quản trị ra quyết định kinh tế.

Tại Việt Nam, theo luật kế toán, kế toán được định nghĩa là là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.

Khái niệm hệ thống thông tin là gì?

Nói một cách dễ hiểu, hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm các yếu tố các quy trình, dữ liệu công nghệ thông tin và con người. Các yếu tố này tương tác với nhau để thực hiện các chức năng thu thập, xử lý, cung cấp và lưu trữ thông tin cần thiết ở đầu ra nhằm hỗ trợ, cung cấp thông tin cho người sử dụng. 

Hệ thống thông tin tồn tại dưới hai dạng là hình dạng và quy mô. Thông qua quá trình tổng hợp, phân tích, xử lý… các dữ liệu đầu vào như dữ liệu thô, các con số, hình ảnh trở thành các thông tin đầu ra có ích cho người sử dụng, một phần thông tin sau quá trình xử lý sẽ được lưu trữ trong hệ thống thông tin nhằm thực hiện nhiệm vụ cung cấp thông tin cho người sử dụng tiếp theo. Toàn bộ quá trình xử lý, lưu trữ thông tin trong hệ thống thông tin đều được diễn ra dưới sự kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo thông tin được chính xác, rõ ràng và phù hợp với mục tiêu của người sử dụng.

Khái niệm hệ thống thông tin kế toán là gì?

Do đặc thù của quá trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp luôn diễn ra một cách liên tục, thường xuyên, chính vì thế cần có một hệ thống để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế diễn ra hàng ngày. Các nghiệp vụ kinh tế này được thu nhập, lưu trữ, xử lý và báo cáo dữ liệu qua hệ thống thông tin kế toán. Nguồn dữ liệu đầu vào được tổng hợp, phân tích để cho ra các báo cáo, trong báo cáo đề cập đến những thông tin cần thiết cho người sử dụng khi có nhu cầu. Để có một thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời thì quá trình thu thập dữ liệu phải thường xuyên từ những dữ liệu thô, đơn giản để tổng hợp thành một hệ thống dữ liệu và các dữ liệu phải được sàng lọc, phân tích để phản ánh đúng bản chất của thông tin, phản ánh thực tế quá trình hoạt động của doanh nghiệp, giúp các nhà quản trị cấp cao có những định hướng và quyết định đúng đắn cho hướng đi của mình.

Nói tóm lại, hệ thống thông tin kế toán (Tiếng Anh: Accounting information system - AIS) là một hệ thống thu thập, phân tích, lưu trữ dữ liệu kế toán và tài chính của một doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán thường được các giám đốc điều hành sử dụng để ra quyết định, phát triển chiến lược công ty và tạo báo cáo cho cổ đông, nhân sự nội bộ và các các bên liên quan của công ty như chủ nợ, nhà đầu tư, cơ quan thuế... Hệ thống thông tin kế toán cũng hợp lý hóa các chu trình kế toán và giảm tỷ lệ sai sót kế toán.các đối tượng nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin kế toán (Accounting information system) là gì?

Xem thêm:

➣ Danh sách đề tài & mẫu đề cương chi tiết luận văn thạc sĩ kế toán miễn phí

Thành phần của hệ thống thông tin kế toán

• Theo quan điểm của Romney và Steinbart (2012), hệ thống thông tin kế toán gồm 6 thành phần chính:
• Những người sử dụng hệ thống là những người trực tiếp sử dụng  và vận hành hệ thống như: kế toán viên, quản trị dữ liệu, các nhân viên quản trị hệ thống, các nhà quản lý, khách hàng, nhà đầu tư,…
• Các thủ tục và quy định về việc thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu.
• Dữ liệu về tổ chức và hoạt động kinh doanh bao gồm dữ liệu cung cấp cho hệ thống thông tin kế toán tạo ra từ các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình kinh doanh của hai doanh nghiệp.
• Phần mềm (phần mềm kế toán hoặc hệ thống hoạch định nguồn lực) sử dụng để xử lý dữ liệu gồm các hướng dẫn và phối hợp các thành phần phần cứng để thực hiện xử lý thông tin.
• Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin như máy tính, thiết bị ngoại vi, các thiết bị truyền thông mạng.
• Các biện pháp kiểm soát nội bộ và các biện pháp an ninh bảo vệ dữ liệu hệ thống thông tin kế toán.

Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán

Phân loại hệ thống thông tin kế toán

Có 3 cách phân loại hệ thống thông tin kế toán, cụ thể:

Theo đặc điểm của thông tin cung cấp

Hệ thống thông tin kế toán tài chính: Hệ thống này cung cấp thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài. Các thông tin này cần tuân thủ các quy định, chế độ,…nhằm cung cấp dữ liệu cho các nhà đầu tư, tổ chức tín dụng, nhà phân tích tài chính, cơ quan thuế-thống kê,…

Hệ thống thông tin kế toán quản trị: Cung cấp thông tin cho các mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp từ đó dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về kinh tế đối với doanh nghiệp. Hệ thống này dựa trên các thông tin từ hệ thống thông tin kế toán tài chính và kết hợp với các thông tin kinh tế, chính trị, môi trường kinh doanh để đưa ra quyết định chính xác, phục vụ kiểm soát và đo lường hiệu quả hoạt động của nhà quản lý.

Phân loại thông tin kế toán theo phương thức xử lý

Hệ thống thông tin kế toán thủ công: Nguồn lực của hệ thống này là con người với các công cụ tính toán, con người là chủ thể thực hiện toàn bộ các công tác kế toán. Dữ liệu được ghi chép một cách thủ công và được lưu trữ dưới dạng chứng từ, sổ, thẻ,… Hình thức này chỉ phổ biến từ những năm 80 trở về trước.

Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính: Nguồn lực của hệ thống này là con người và máy tính, trong đó máy tính thực hiện toàn bộ các công tác kế toán dưới sự điều khiển và kiểm soát của con người và con người chịu trách nhiệm thu thập, bảo mật, bảo trì hệ thống,…

Theo cách thức tổ chức, xử lý và cung cấp thông tin

Các phần hành kế toán, hệ thống ứng dụng: Trong bộ máy kế toán có nhiều phần hành khác nhau phụ trách những chức năng riêng nhằm tách biệt trách nhiệm và quyền hạn của từng phần hành. Một hệ thống thông tin kế toán theo từng phần hành, được chia thành các phần hành như: Kế toán tổng hợp, kế toán công nợ, kế toán thanh toán,…

Chu trình kế toán: Quá trình hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp sẽ gồm nhiều chu trình, mỗi chu trình được xây dựng với chu trình vận hành riêng. Trong đó, chu trình doanh thu tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhân tiền thanh toán, liên quan trực tiếp đến khách hàng, chi phí và quá trình đóng gói. Chu trình chi phí liên quan đến hoạt động mua hàng và thanh toán cho người bán. Chu trình sản xuất tập hợp theo một trình tự các hoạt  động kinh doanh và xử lý liên quan đến việc sản xuất sản phẩm và có liên quan chặt chẽ với chu trình kinh doanh.

Phân loại hệ thống thông tin kế toán

Bài viết cùng chuyên mục:

➣ Tiền lương là gì? Chức năng, vai trò và ý nghĩa của tiền lương

Cấu trúc của hệ thống thông tin kế toán

Cấu trúc của hệ thống thông tin kế toán gồm 3 phần, bao gồm:

Thu thập và kiểm soát dữ liệu (đầu vào):

Có nhiều phương pháp để thu thập dữ liệu như truyền miệng, ghi nhớ, chứng từ, sổ sách hoặc các thiết bị thu thập dữ liệu tự động. Các dữ liệu này sẽ được kiểm tra nhằm đảm bảo tính chính xác, tin cậy, hợp lệ. Khi đã được xác minh, các dữ liệu này sẽ được đưa vào hệ thống thông qua các thiết bị nhập liệu truyền thống như bàn phím, thiết bị tiếp xúc trực tiếp màn hình,…

Xử lý dữ liệu:

Sau khi đã được thu thập và đưa vào hệ thống sẽ được xử lý. Nếu xử lý kế toán thủ công, hoạt động xử lý dữ liệu là quá trình phân loại dữ liệu vào các sổ chi tiết, sổ cái và hoạt động lập bảng cân đối để kiểm soát dữ liệu trên sổ ghi chép. Nếu xử lý bằng máy, việc xử lý dữ liệu là các hoạt động, thao tác liên quan đến các tập tin chính để cập nhật được dữ liệu nghiệp vụ kinh tế phân loại theo nguồn lực, đối tượng tham gia hay đối tượng kế toán.

Thông tin kết xuất của hệ thống (đầu ra):

Tại bước này, các dữ liệu sẽ được xử lý và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, các thông tin được truy xuất sẽ chuyển cho người sử dụng bên trong và bên ngoài hệ thống. Thông tin này sẽ được trình bày dưới nhiều dạng khác nhau như chứng từ, báo cáo hay một kết quả truy xuất trên màn hình hay tập tin luân chuyển. Ngoài ra, thông tin còn được kết xuất theo nội dung của báo cáo, phụ thuộc vào mục đích báo cáo và mục đích của người sử dụng như báo cáo tài chính hoặc báo cáo quản trị. Như vậy, chất lượng thông tin đầu ra phụ thuộc hoàn toàn vào quá trình thu thập, xử lý dữ liệu đầu vào, cần rõ ràng, đầy đủ và chính xác. Việc hoàn thiện hệ thống kế toán đầu vào cho đến các báo cáo đầu ra giúp cho công tác kế toán  đạt hiệu quả và đáp ứng yêu cầu của người sử dụng.

Vai trò của hệ thống thông tin kế toán là gì?

Hệ thống thông tin kế toán có vai trò trong việc gia tăng giá trị doanh nghiệp và chuỗi giá trị,  cụ thể như sau:

Một hệ thống thông tin kế toán được thiết kế tốt sẽ giúp gia tăng giá trị doanh nghiệp thông qua:

• Hệ thống thông tin kế toán hoàn hảo giúp giám sát các máy móc thiết  bị và thông báo kịp thời cho người vận hành khi sản phẩm không đạt yêu cầu từ đó giúp nâng cao chất lượng và làm giảm chi phí sản xuất của sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Cải thiện hiệu quả thông qua việc cung cấp các thông tin về số lượng, giá trị nguyên vật liệu, công nhân cần thiết,…một cách kịp thời từ đó giúp ban quản trị đánh giá quá trình thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Hệ thống thông tin kế toán làm tăng hiệu quả quá trình điều hành và nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.
• Hệ thống thông tin kế toán giúp nâng cao hiệu lực và hiệu quả của chuỗi cung ứng trong doanh nghiệp.
• Hệ thống thông tin kế toán được thiết kế tốt sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện cấu trúc kiểm soát nội bộ.
• Hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình hoạch định chiến lược và kiểm soát việc thực hiện các mục tiêu doanh nghiệp mục tiêu.

Trong chuỗi giá trị, hệ thống thông tin kế toán có các vai trò sau:

• Cung cấp các sản phẩm giá trị tới khách hàng, khách hàng cần thiết kế và thực hiện một loạt các hoạt động khác biệt cho từng loại hình doanh nghiệp, từng ngành nghệ sản xuất kinh doanh.
• Hệ thống thông tin kế toán là một thành phần thuộc cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp, khi được thiết kế tốt sẽ làm cho cơ sở hạ tầng doanh nghiệp bền vững, thúc đẩy gia tăng các giá trị trong mỗi hoạt động của chuỗi giá trị từ đó giúp tăng giá trị của toàn bộ chuỗi giá trị.

Nói tóm lại, hệ thống thông tin kế toán cung cấp các thông tin quan trọng cho việc đưa ra quyết định trong và ngoài doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với thông tin quản lý, thông tin của bộ phận kế toán và hành chính, thông tin kiểm soát nội bộ và công nghệ thông tin. Khi các hoạt động này hài hòa và hiệu quả sẽ là trung tâm của hệ thống thông tin kế toán, cung cấp các dữ liệu quan trọng của cơ sở dữ liệu thông tin.

Vai trò của hệ thống thông tin kế toán là gì?

Ưu và nhược điểm của hệ thống thông tin kế toán

Ưu điểm của hệ thống thông tin kế toán là gì?

• Hiệu quả về chi phí - Trong kỷ nguyên số hóa và trí tuệ nhân tạo, xu hướng chung của các doanh nghiệp là cắt giảm chi phí nhân lực bằng việc sử dụng các công cụ trí tuệ nhân tạo. Sự ra đời của hệ thống thông tin kế toán đã giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề này. Hệ thống thông tin kế toán giúp giảm thiểu các công việc thủ công của con người và cùng một lúc thực hiện được nhiều hoạt động với hiệu quả kinh tế cao hơn
• Hiệu quả về thời gian - Hệ thống thông tin kế toán đã hỗ trợ các doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian liên quan đến việc ghi chép, phân loại và báo cáo bất kỳ thông tin tài chính nào. Hệ thống thông tin kế toán có thể hoàn thành một lượng lớn công việc thủ công với ít thời gian và công sức hơn nhiều.
• Dễ dàng truy cập (Khả năng di chuyển) - Với hệ thống thông tin kế toán, doanh nghiệp có thể truy xuất mọi dữ liệu liệu được lưu trữ trong hệ thống thông tin kế toán thông qua hệ thống thông tin được kết nối với internet bất kỳ lúc nào và ở bất kỳ đâu. Ở những nơi không thể dễ dàng mang theo các sổ tài khoản được chuẩn bị thủ công, thì có thể sử dụng dữ liệu hệ thống thông tin kế toán.
• Độ chính xác - Với sự tham gia của hệ thống thông tin kế toán, độ tin cậy của dữ liệu được tăng lên. Hệ thống thông tin kế toán tuân theo một bộ hướng dẫn được xác định trước do đó, khả năng thông tin bị lỗi là ít xảy ra hơn.

Nhược điểm của hệ thống thông tin kế toán là gì?

• Chi phí trả góp và đào tạo ban đầu - Mặc dù như đã đề cập, hệ thống thông tin kế toán mang lại hiệu quả về chi phí, tuy nhiên điều này có thể không chính xác trong trường hợp của các doanh nghiệp kinh doanh nhỏ. Chi phí thiết lập ban đầu cao và có thể không tạo ra giá trị cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Can thiệp thủ công - Mặc dù hệ thống thông tin được đánh giá là công cụ giúp doanh nghiệp giảm bớt sự can thiệp thủ công, thế nhưng ở những thời điểm nhất định doanh nghiệp vẫn phải cần đến sự hỗ trợ thủ công. Không thể loại bỏ hoàn toàn can thiệp thủ công trong hệ thống thông tin kế toán.
• Không thể loại bỏ hoàn toàn lỗi - Hệ thống thông tin kế toán có thể giúp giảm khả năng xảy ra lỗi, nhưng có khả năng xảy ra sai sót trong mã hóa phần mềm, điều này có thể dẫn đến kết quả dễ xảy ra lỗi. Ngoài ra, sự can thiệp thủ công vẫn còn ở đây, điều này cũng có thể tạo ra lỗi.
• Tính bảo mật - Dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán có tính di động, đây được xem là ưu điểm đồng thời cũng là hạn chế của hệ thống này đối với các doanh nghiệp bởi thông tin đó bị tấn công, tức là bị đánh cắp. Kẻ xâm nhập có thể sửa đổi thông tin hoặc có thể tiết lộ thông tin tài chính bí mật của doanh nghiệp.
• Tấn công bằng Virus - Bất kỳ dữ liệu nào được lưu trữ trên hệ thống đều có thể bị nhiễm virus dẫn đến gián đoạn, sửa đổi thông tin tài chính được lưu trữ trên hệ thống thông tin kế toán.

Chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về nội dung hệ thống thông tin kế toán là gì thông qua khái niệm, cách phân loại và cấu trúc chung. Luận Văn 99 hy vọng những chia sẻ này đã mang lại cho bạn những thông tin hữu ích phục vụ quá trình học tập và nghiên cứu của mình.