Truyền thông nội bộ là gì? Các nhân tố ảnh hưởng đến truyền thông nội bộ

Truyền thông được xem là một trong những công cụ quan trọng để doanh nghiệp làm quen, tiếp cận và giữa mối quan hệ với khách hàng. Công tác truyền thông tốt sẽ khiến khách hàng hài lòng và muốn gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Tương tự, truyền thông nội bộ cũng sẽ vai trò gắn kết những nhân viên trong công ty một cách hiệu quả từ đó giúp doanh nghiệp đoàn kết và bền vững từ cốt lõi bên trong. Vậy, nội dung của truyền thông nội bộ là gì? Chúng ta hãy cùng tìm lời giải đáp qua bài viết sau cùng Luận Văn 99 nhé.

Truyền thông nội bộ là gì?

Khái niệm truyền thông

Truyền thông được hiểu là hoạt động truyền đạt thông tin thông qua sự trao đổi ý tưởng, cảm xúc, ý định, thái độ hoặc mong đợi, nhận thức, lệnh như ngôn ngữ, cử chỉ phi ngôn ngữ, chữ viết và các phương tiện khác như thông qua điện từ, hóa chất, hiện tượng vật lý và mùi vị. Đó là sự trao đổi có ý nghĩa của thông tin giữa hai hay nhiều thành viên.

Định nghĩa truyền thông là sự truyền đạt suy nghĩ, ý kiến hay thông tin qua lời nói, chữ viết hoặc dấu hiệu.

Khái niệm truyền thông nội bộ

Jane Johnston và Clara Zawawi (2009), trong cuốn Public Relation, đưa ra khái niệm Truyền thông nội bộ là thiết lập và củng cố mối quan hệ với những thành viên trong cơ quan, doanh nghiệp.

Theo Wikipedia: Truyền thông nội bộ là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong công ty. Truyền thông nội bộ giúp thực hiện truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo đến nhân viên.

Truyền thông nội bộ cũng được hiểu là việc sử dụng có kế hoạch các hành động tác động đến hiểu biết, thái độ và hành vi của nhân viên trong doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ giúp công tác quản lý trở nên hiệu quả và thực hiện chức năng quản lý nhằm tạo ra và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa lãnh đạo với công chúng nội bộ để đi đến thành công chung cho doanh nghiệp.

Có thể nói rằng, truyền thông nội bộ là một biện pháp hiệu quả tăng năng suất lao động của doanh nghiệp qua việc tạo dựng và phát triển mối quan hệ gắn bó, bền vững giữa các thành viên, phòng ban trong nội bộ doanh nghiệp phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị và xu hướng phát triển của truyền thông hiện đại.

Khái niệm truyền thông nội bộ là gì?

Xem thêm:

➢ 20 Dạng đề tài luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh mới nhất 2022 - 2023

Đặc điểm cơ bản của truyền thông nội bộ

Phạm vi truyền thông của truyền thông nội bộ: Chủ yếu trong nội bộ công ty, giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên;

Công chúng truyền thông của truyền thông nội bộ: Là bộ phận công chúng rất đặc trưng. Trong một tổ chức, công chúng nội bộ bao gồm tất cả những người làm việc trong tổ chức đó như chủ tịch hội đồng quản trị, nhân viên tập sự, cán bộ chính thức, cộng tác viên làm việc bán thời gian, nhân viên ký hợp đồng tạm thời, thậm chí cả tình nguyện viên. Như vậy, đối với người lãnh đạo, công chúng nội bộ chính là nhân viên của mình.

Ngoài ra, truyền thông nội bộ còn có một số đặc điểm sau:

Tính lan tỏa: Một thông điệp của ban lãnh đạo công ty được truyền tải bằng nhiều hình thức truyền thông phong phú trong tổ chức, doanh nghiệp sẽ có tính lan tỏa rất lớn trong công chúng nội bộ. Nhân viên nghe, nhìn, thấu hiểu, lĩnh hội và tuyên truyền, lan tỏa sang các nhân viên khác tạo thành hiệu ứng. Trong một số trƣờng hợp, tính lan tỏa của hoạt động PR nội bộ góp phần tạo nên dư luận - yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến hoạt động PR nội bộ.

Tính gắn kết: Hoạt động truyền thông nội bộ góp phần tạo nên một môi trường thuận lợi có khả năng kết nối, gắn bó các nhân viên của tổ chức, doanh nghiệp trong các hoạt động tập thể chung. Từ đó tạo nên một môi trường làm việc thân thiện, tạo tâm lý thoải mái khi làm việc, nâng cao hiệu quả công việc cũng như khuyến khích và cổ vũ nhân viên gắn bó lâu dài với tổ chức, doanh nghiệp.

Tính xuyên suốt, nhất quán: Thông điệp của ban lãnh đạo trong tổ chức, doanh nghiệp muốn truyền tải đến nhân viên trong nội bộ của họ phải có tính xuyên suốt và nhất quán. Điều này góp phần làm nên văn hóa mỗi doanh nghiệp và vì thế nó ít biến động. Đặc tính này của truyền thông nội bộ sẽ là kim chỉ nam dẫn đường cho các hoạt động truyền thông nội bộ phối kết hợp thống nhất với nhau để đạt hiệu quả cao hơn.

Tính liên tục: Hoạt động truyền thông nội bộ cần phải tiến hành một cách liên tục, thường xuyên, bám sát các hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp để hiểu rõ và phổ biến cho nhân viên hiểu, tin và làm theo. Hoạt động truyền thông nội bộ gián đoạn thì hiệu quả sẽ không cao và không huy động được sức mạnh của tập thể.

Đặc điểm của truyền thông nội bộ là gì?

Vai trò của truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp, thể hiện qua những vấn đề sau:

Thứ nhất, truyền thông nội bộ góp phần xây dựng và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp: Thông qua hoạt động truyền thông nội bộ, nhân viên chia sẻ về các yếu tố như tôn chỉ, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi thương hiệu, hình ảnh thương hiệu,…để mọi người hiểu rõ các chính sách và thủ tục làm việc, thấu hiểu và biết cách vận dụng cốt lõi thương hiệu vào thực tiễn để đối thoại và phát triển hình ảnh thương hiệu thành công, mọi người cùng hợp tác với cùng mục đích chung và hỗ trợ nhau làm việc hiệu quả.

Thứ hai, truyền thông nội bộ góp phần thúc đẩy phát triển doanh nghiệp: Việc cải thiện các hoạt động giao tiếp nội bộ có vai trò giúp nhân viên tăng cường sự hiểu biết, cam kết gắn bó chặt chẽ với nhau trên tinh thần hợp tác đồng đội và luôn nỗ lực, cố gắng mỗi ngày để đạt được tầm nhìn và sứ mệnh công ty.

Thứ ba, truyền thông nội bộ góp phần xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp. Truyền thông và giao tiếp là yếu tố nền tảng để xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp, một môi trường được xây dựng dựa theo hệ thống tôn chỉ, thương hiệu, quy trình và môi trường làm việc. Truyền thông nội bộ tốt sẽ tạo ra niềm cảm hứng, lôi cuốn và gắn kết nhân viên với doanh nghiệp.

Các công cụ thực hiện truyền thông nội bộ là gì?

Có rất nhiều công cụ phụ trách nhiệm vụ thực hiện truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, kể đến như:

• Bản tin nội bộ: Bản tin nội bộ là hoạt động truyền thông quan trọng giúp các thành viên trong một tổ chức hiểu biết hơn về hoạt động của tổ chức. Nó đề cập đến những hoạt động, chính sách đang, sắp diễn ra trong tổ chức, đồng thời đây cũng là kênh để các thành viên trong tổ chức có thể chia sẻ suy nghĩ của mình. Bản tin nội bộ thường được xuất bản định kỳ. Ban truyền thông của tổ chức sẽ chịu trách nhiệm về mặt nội dung và vận hành bản tin này. Hai hình thức bản tin nội bộ thông dụng nhất là bản tin nội bộ dưới dạng in và bản tin nội bộ dưới dạng điện tử.
• Sự kiện nội bộ: Sự kiện nội bộ được xem là một trong những hoạt động truyền thông góp phần quan trọng trong việc tạo điều kiện cho các thành viên trong tổ chức có cơ hội gặp gỡ, giao lưu, gắn bó hơn với nhau. Hoạt động này thường được tổ chức vào những dịp đặc biệt như các ngày lễ, ngày kỷ niệm của tổ chức, tiệc tổng kết cuối năm… Tổ chức các sự kiện nội bộ là hoạt động gắn kết các thành viên trong nội bộ tổ chức lại với nhau. Hình thức của sự kiện nội bộ thông thường bao gồm: Sự kiện chào đón nhân viên mới, tiệc năm mới, hội thao, hội diễn, hội thi, chuyến đi thực tế,học tập kinh nghiệm giữa các bộ phận, chi nhánh, đơn vị nội bộ trong tổ chức.
• Website nội bộ: Bên cạnh mục tiêu chính là phục vụ cho hoạt động kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp, website nội bộ còn là nơi để lãnh đạo cũng như toàn thể các thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp có thể trao đổi thông tin, chia sẻ, giao lưu, học hỏi, tâm sự… Website nội bộ của tổ chức, doanh nghiệp thường tồn tại dưới hình thức phổ biến là diễn đàn (forum) của tổ chức, doanh nghiệp. Với nội dung vô cùng phong phú, đa dạng với nhiều hộp thông tin vô cùng thú vị, website nội bộ trở thành sân chơi thu hút đông đảo nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp tham gia hoạt động sôi nổi. Thông qua hình thức này, những thông điệp của ban lãnh đạo đến với nhân viên nhanh chóng hơn, gần gũi hơn, hiệu quả hơn. Website nội bộ đang ngày càng trở nên phổ biến nhờ sự ưu việt và khả năng kết nối trên phạm vi rộng một cách rõ nét. Hoạt động PR nội bộ nếu biết tận dụng tốt hình thức kết nối này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả PR nội bộ trong tổ chức, doanh nghiệp.
• Các hoạt động khác: Ngoài ra, hoạt động truyền thông nội bộ còn có khá nhiều những hình thức phong phú khác, sử dụng nhiều phƣơng tiện hỗ trợ giao tiếp. Tùy từng đặc thù của tổ chức, doanh nghiệp mình mà họ có thể lựa chọn những hình thức truyền thông nội bộ phù hợp và hiệu quả với mình. Việc lựa chọn này phụ thuộc vào loại hình, đội ngũ nhân viên và địa điểm của tổ chức. Bao gồm: Giao tiếp trực tiếp, bảng thông báo, băng hình video hay truyền hình, trạm phát thanh, hộp thư góp ý, nói chuyện với nhân viên, hoạt động Công đoàn, những chuyến viếng thăm của Ban lãnh đạo, triển lãm nội bộ, câu lạc bộ và hoạt động giải trí…

Các công cụ truyền thông nội bộ

Nội dung hoạt động truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

Bước 1: lập kế hoạch truyền thông nội bộ

Kế hoạch truyền thông nội bộ gồm các vấn đề sau:

Xác định đúng mục đích truyền thông: Kế hoạch truyền thông nội bộ được lập ra sẽ gắn với từng mục đích khác nhau tùy vào chiến lược của công ty đó như việc giúp ban lãnh đạo chiếm được niềm tin, sự ủng hộ và cổ vũ tinh thần làm việc của cán bộ nhân viên,…Tất cả đều tựu chung là việc giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp và hình ảnh của công ty trong mắt công chúng.

Xác định đúng công chúng mục tiêu: Tìm hiểu và nghiên cứu kỹ lưỡng về công chúng mục tiêu của kế hoạch. Liệt kê và lập biểu đồ các bên liên quan để không bỏ sót một nhân vật nào.

Xây dựng thông điệp chính: Mỗi kế hoạch truyền thông luôn có một thông điệp và là yếu tố quyết định khiến người tiếp nhận nhớ đến chiến dịch của bạn. Nên đưa ra thông điệp ngắn gọn và dễ nhớ.

Xác định kênh truyền thông: Kênh truyền thông là công cụ hữu hiệu giúp duy trì thông tin cũng như kết nối giữa ban lãnh đạo, quản lý với cấp dưới. Vì vậy, cần đảm bảo việc giao tiếp diễn ra theo cả hai chiều, phản hồi nhanh chóng với những thắc mắc đƣợc đưa ra và luôn đảm bảo thông tin đƣa đến người đọc một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Hoạt động truyền thông: Cần chắc chắn mọi việc được diễn ra theo đúng kế hoạch đã vạch ra từ trước và nhắc nhở trước những sự kiện hay ngày quan trọng. Nếu có trường hợp xảy ra ngoài dự đoán, cần nhanh chóng xử lý và thay đổi kế hoạch cho phù hợp.

Đánh giá: Sau mỗi chiến dịch cần đánh giá lại hiệu quả truyền thông mà nó đạt được từ đó rút ra kinh nghiệm quý báu áp dụng cho chiến dịch tiếp theo. Nên nghiêm túc và thẳng thắn khi đánh giá lại những gì đã đạt được.

Bước 2: Tổ chức thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ

Sau khi đã thiết kế kế hoạch truyền thông nội bộ một cách rõ ràng và chuẩn bị hoàn tất, hoạt động tổ chức thực hiện sẽ bắt đầu như sau:

Bộ phận chuyên trách sẽ đưa kế hoạch truyền thông nội bộ vào thực thi với sự đồng ý của lãnh đạo và sự phối hợp của các bộ phận chức năng.

Đảm bảo các hoạt động truyền thông nội bộ được truyền thông. Tức là đảm bảo về tài chính, thời gian và nhân lực theo kế hoạch đã đề ra.

Triển khai các kênh truyền thông phù hợp với từng nhóm đối tượng.

Theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả mà hoạt động truyền thông đạt được qua các chỉ tiêu đã đặt ra.

Linh hoạt trong việc thay đổi hoặc điều chỉnh kế hoạch trong quá trình thực hiện.

Kịp thời xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch truyền thông nội bộ.

Bước 3: Kiểm tra và đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ

Đây là việc quan trọng để doanh nghiệp xác định được tính hiệu quả của kế hoạch truyền thông nội bộ, những mặt cần phát huy và những hạn chế cần khắc phục. Đánh giá đúng về chất lượng và hiệu quả của truyền thông nội bộ giúp công ty sử dụng và quản lý có hiệu quả nguồn tài nguyên chi cho truyền thông nội bộ. Có 2 tiêu chí đánh giá cơ bản cần được xem xét gồm: Đánh giá chất lượng nội bộ được doanh nghiệp xây dựng, đưa ra cán bộ công nhân viên công ty và đánh giá tác động của hoạt động truyền thông nội bộ lên các bộ phận phòng, ban và nhân viên trước và sau các chiến dịch truyền thông.

Các nhân tố ảnh hưởng đến truyền thông nội bộ là gì?

• Đặc tính ngành hoạt động của doanh nghiệp: Ngành kinh doanh gắn với nhiều khách hàng cuối cùng thì càng coi trọng truyền thông nội bộ. Sự phức tạp và đa dạng của những yếu tố ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của doanh nghiệp thì càng phải dùng truyền thông nội bộ để thống nhất thông điệp và gia tăng sự hiểu biết công việc để phục vụ khách hàng.
• Quy mô công ty: Công ty nào có quy mô càng lớn và tham vọng trên thị trường càng lớn thì càng ưu tiên cho công việc truyền thông nội bộ với mục đích đầu tiên là giữ và thu hút người tài, đảm bảo hình ảnh thương xây dựng kỹ từ từng cá nhân nhân viên.
• Mức độ nhận thức của người lãnh đạo: Người lãnh đạo quyết định đặt ra mục tiêu với truyền thông nội bộ bì không chỉ dừng lại ở vấn đề lương thưởng mà bộ phận nhân sự có thể đảm nhận.
• Về thương hiệu: Nội bộ truyền thông giúp cho ban lãnh đạo lựa chọn đúng những bước đi dựa trên phản hồi đích thực từ nhân viên và định hướng nhân viên về hướng cần triển khai và thực hiện.

Trên đây, Luận Văn 99 đã cùng bạn đọc tìm hiểu xong về khái niệm truyền thông nội bộ là gì, đặc điểm, vai trò, nội dung và các nhân tố ảnh hưởng đến truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp. Chúng tôi hy vọng rằng với những chia sẻ trong bài viết sẽ giúp bạn có thêm những kiến thức hữu ích cho việc học tập cũng như trong công việc.